Kenyamanan ruang pelayanan sangat berpengaruh positif pada kepuasaan pelanggan. Kenyamanan ini bisa tercipta jika lingkungan kerja tertata rapi, bersih dan indah. Tentu saja, lingkungan kerja yang bersih, rapi dan nyaman ini tidak hanya menjadi tanggung jawab cleaning service saja, tetapi juga jadi tanggung jawab bersama seluruh warga di lingkungan tempat kerja. Demikian disampaikan Sri Haryanti, S.Pd., M.Pd., Koordinator Promosi dan Kesekretariatan Direktorat Pendidikan dan Pengajaran saat membuka acara Pelatihan Penataan Ruang Kerja (Housekeeping Training) bagi staf Direktorat Pendidikan dan Pengajaran UGM (Jumat, 19/7) di Ruang Pertemuan Utama Direktorat Pendidikan dan Pengajaran UGM.
”Gedung DPP ini kan baru selesai direnovasi dan hampir keseluruhan dari lingkungan kerja di DPP adalah ruang pelayanan. Agar kebersihan, kerapian dan kenyamanan tetap terjaga diperlukan kerjasama dari semua staf untuk secara konsisten merawatanya”, terang Sri Haryanti. Menurutnya, perihal menjaga kebersihan dan kerapian ruangan, tidak bisa hanya diserahkan ke petugas Cleaning Service saja, tetapi menjadi tanggung jawab bersama. ”Untuk itu, staf dan petugas Cleaning Service perlu mendapatkan informasi dan pengalaman cara menjaga kebersihan dan kerapian, juga penataan ruangan pelatihan housekeeping”, jelasnya.
Pelatihan disampaikan oleh Dr. Ayu Helena Cornelia, B.A., M.Si bersama tim dari Cornelia & Co PR and Marketing Agency. Disampaikan Ayu Cornelia, kebersihan dan kerapian kantor merupakan dua hal yang mampu memberikan kontribusi terhadap produktivitas dan kesejahteraan karyawan serta kenyamanan publik.
”Lingkungan kerja yang bersih dan rapi tidak hanya menciptakan suasana yang menyenangkan dan nyaman, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan kesehatan”, jelas Ayu Cornelia. Standar kebersihan dan kerapihan di kantor ini meliputi pengaturan ruang kerja yang konsisten, sanitasi yang baik, serta pemeliharaan peralatan dan fasilitas.
Dalam pemaparannya, Ayu Cornelia, yang juga Former Marketing Communication Hyatt Regency Yogyakarta menjelaskan metode penataan ruangan 5S yang diadopsi dari Budaya Jepang yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Seiri artinya menyortir, maksudnya menyortir segala sesuatu di area tempat kerja dan hanya menyimpan barang yang diperlukan saja dengan cara menandai barang yang ”sering digunakan”, ”kadang-kadang digunakan” dan ”tidak pernah digunakan”.
Seiton artinya mengatur segala sesuatu. Setelah digunakan, barang dikembalikan secara efisien. Sedangkan Sesio artinya membersihkan. Dan Seiketsu yang artinya standarisasi berarti memastikan bahwa segala sesuatu yang dilakukan harus sesuai dengan standar, agar mudah diikuti oleh semua orang. Serta Shitsuke, yang berarti disiplin diri yaitu konsisten agar keempat metode lainnya (seiri, seiton, seiso, dan seiketsu) menjadi kebiasaan.
Sebelum pelatihan, Tim dari narasumber sudah melakukan survei untuk melihat ruangan di Direktorat Pendidikan dan Pelayanan. Selanjutnya, pada sesi kedua pelatihan, Veronica Yohanna, narasumber yang juga Former Housekeeping Manager Hyatt Regency Yogyakarta memaparkan hasil temuan terkait ketidakrapian dan ketidaksesuaian penataan ruangan di DPP untuk dievaluasi. Usulan penataan dari setiap ruangan juga disampaikan selama pelatihan.
Pada pertengahan pelatihan, para peserta juga diajak untuk berkeliling melihat area ruangan dan sudut-sudut kerja di lingkungan Direktorat Pendiidkan dan Pengajaran mulai dari ruang pelayanan, ruang arsip, ruang pertemuan/ruang rapat, ruang arsip, ruang rekreasi, toilet, dapur bahkan gudang. Narasumber menunjukkan secara langsung tempat-tempat atau sudut-sudut ruangan yang perlu penataan dan pengaturan lebih detail.
Menurut Sri Haryanti, DPP mentargetkan, lewat pelatihan ini para staf bisa merapikan meja kerja setiap hari sebelum pulang kantor. Customer Service juga bekerja sesuai jadwal dan ruang lingkup kerja yang jelas. Selain itu, penataan dan perawatan peralatan kerja dilakukan rutin. ”Saya berharap, setelah pelatihan ini, para staf mampu menjaga, memelihara, dan menciptakan ruang kerja yang tertata rapi, bersih dan wangi, sehingga suasana kerja semakin nyaman. Para civitas akademika yang memerlukan layanan dan bertandang ke DPP juga semakin nyaman dan mendapat pelayanan yang terbaik”, tegasnya.
