Di era digital, dokumen bertransformasi sangat cepat. Dulu, dokumen yang berwujud kertas, kini bermetamorfosis dalam bentuk file. Tentu saja, cara dan metode penyimpanan dokumennya pun juga akan berubah seiring transformasi karakteristiknya. Topik inilah yang dipelajari staf kependidikan Direktorat Pendidikan dan Pengajaran dengan penuh semangat dalam Pelatihan Manajemen Arsip Digital di Ruang Sidang Direktorat Pendidikan dan Pengajaran UGM (12/10).
Hadir sebagai narasumber dalam pelatihan tersebut, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A, dosen Sekolah Vokasi UGM. Dikatakan Lastria, bahwa organisasi saat ini memililki tantangan manajemen dalam menyikapi perubahan media rekam informasi. Dan kerap kali tantangan tersebut menimbulkan permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik diantaranya adalah karena belum adanya regulasi penyusutan untuk arsip elektronik ini, sehingga memerlukan cara khusus dalam penyimpanan. Belum lagi terkait kuantitas dokumen elektronik yang cenderung overload jika disimpan karena keterbatasan kapasitas. Selain itu, penyimpanan data elektronik membutuhkan startegi khusus untuk keamanan data dan menghindari kebocoran informasi, kerusakan data maupun serangan dari virus.
”Lalu bagaimana cara untuk mengorganisasikan dokumen elektronik ini?”, tanya Lastria kepada para peserta. Menurut Lastria, cara yang bisa dilakukan dalam mengorganisasikan dokumen elektronik diawali dengan menciptakan tempat penyimpanan dokumen elektronik, baik melalui alih media atau melalui born digital. Alih media artinya mendigitalisasikan dokumen-dokumen cetak dalam bentuk elektronik, sedangkan bord digital adalah menciptakan ruang baru untuk menyimpan arsip elektronik melalui sebuah sistem misalnya disimpan dalam could atau google drive bahkan bisa juga menciptakan sistem informasi arsiparis sendiri.
“Dalam penyimpanan, arsip elektronik juga perlu dideskripsikan dan diklasifikasikan agar mudah dalam pencarian”, ungkapnya. Termasuk kemudahan akses dan keamanan juga perlu dipikirkan. Untuk keamanan dokumen elektronik, bisa disiasati dengan physical control akses dan logical control akses. Physical control akses ini misalnya dengan deteksi menggunakan sidik jari atau tab kartu identitas. Sedangkan logical control ini bisa menggunakan semacam pengamanan seperti password. Lalu untuk penyusutan arsip elektronik, aturannya mengikuti mekansime penyusutan arsip konvensional sesuai dengan aturan kearsipan yang berlaku.
Peserta dengan penuh perhatian mendengarkan pemaparan materi dari narasumber. Agus Arwani, salah satunya. Peserta pelatihan ini mengaku bersemangat mengikuti pelatihan manajemen arsip digital. Menurutnya kegiatan ini bagus dan menambah pengalaman baru pengelolaan arsip di era ditgital. Sebagai staf yang diberi mandat menangani kearsipan, bagi Agus materi arsip digital ini sangat membantu dalam menambah wawasan tentang pengelolaan dokumen. ”Sangat membantu sekali, karena belum pernah mengikuti pelatihan arsip digital”, ungkapnya. Agus berharap, setelah mengikuti pelatihan, pengelolaan arsip di DPP dapat dikelola lebih baik, teratur dan rapi untuk mempermudah pencarian.
”Materinya bagus dan cukup menambah pengetahuan mengelola arsip secara digital sesuai dengan standar yang berlaku, sayang waktunya terbatas, sehingga kurang detail” ungkap Eko Purnomo, salah satu peserta yang juga staf bidang IT akademik ini. Demikian juga yang dirasakan Murbani, salah satu peserta yang mengaku tertarik mengikuti pelatihan dengan serius. ”Sangat menambah wawasan dan membantu karena ini sesuai dengan salah satu bidang pekerjaan saya dalam mengelola dokumen-dokumen di DPP”, terangnya.
Esti Sugiyani, staf DPP yang banyak menangani urusan administrasi akademik ini juga merasa senang mengikuti pelatihan manajemen arsip digital. ”Sangat bermanfaat terutama untuk mengelola data-data, baik data pribadi maupun data-data kantor”, tuturnya. Menurut Yani, materi manajemen arsip digital yang disampaikan pembicara cukup lengkap dan mudah dipahami. Dan ini cukup membantunya dalam mengelola arsip dokumen pekerjaan sehari-hari. ”Ini membantu saya saat membutuhkan dokumen tertentu bisa dengan cepat ditemukan”, imbuhnya. Yani berharap pelatihan pengelolaan arsip secara digital bisa mendukung mutu pelayanan di Direktorat Pendidikan dan Pengajaran.
Direktur Pendidikan dan Pengajaran UGM, Prof. dr. Gandes Retno Rahayu, M.Med.Ed., Ph.D menuturkan bahwa pelatihan arsip digital ini merupakan salah satu dari rangkaian program pengembangan diri bagi staf Direktorat Pendidikan dan Pengajaran setiap bulannya, yang dimana topik bahasan setiap pertemuan berasal dari para staf. ”Setiap bulan akan ada tema-tema yang berbeda. Dan tema ini usulan dari teman-teman staf terkait keterampilan atau pengetahuan yang ingin mereka kuasai”, ungkapnya.
Penulis: B. Diah Listianingsih
