Direktorat Pendidikan dan Pengajaran (DPP) UGM kembali menyelenggarakan sosialisasi terkait skema pendaftaran penerimaan mahasiswa baru UGM bagi Warga Negera Asing (WNA) melalui kegiatan bertajuk ”Workshop Sistem Admisi Mahasiswa WNA”, 14 Februari 2025, bertempat di Ruang Seminar Sekolah Pascasarjana Lantai 5.
Target peserta workshop kali ini adalah para koordinator bidang akademik/pendidikan dan enumerator sistem admisi WNA di Fakultas/Sekolah. Dalam workshop tersebut dikupas berbagai topik seputar penggunaan sistem admisi WNA versi 2, mekanisme setting UKT mahasiswa WNA, dan juga sosialisasi tarif baru visa dan perizinan mahasiswa asing, serta sosialisasi mekanisme defer bagi calon mahasiswa Pascasarjana.
Sekretaris Direktorat Pendidikan dan Pengajaran UGM, Dr. Sigit Priyanta, S.Si, M.Kom., dalam sambutannya mengatakan bahwa kegiatan ini sebagai upaya UGM untuk terus meningkatkan jumlah mahasiswa asing, baik degree maupun non-degree. ”Jumlah mahasiswa asing sebetulnya sudah banyak, namun masih belum merata di fakultas maupun prodi. Masih ada beberapa fakultas/prodi dengan jumlah mahasiswa asing cukup terbatas. Inilah yang kami fasilitasi dengan sistem admisi baru versi 2 bagi WNA”, terang Sigit.
Dikatakan Sigit, Sistem Admisi Versi 2 yang sudah rilis dan digunakan ini merupakan modifikasi dari kondisi proses penerimaan yang selama ini ada dan sudah berjalan. Sistem ini bertujuan untuk mengintegrasikan proses pendaftaran WNA. ”Sistem yang dulu masih parsial, dan beberapa proses masih dilakukan manual serta harus melibatkan beberapa sistem yang lain seperti pengambilan nomor Letter of Offer (LO) dan Letter of Acceptance (LOA), maupun proses pengesahan paraf LO dan LOA. Kini, proses tersebut akan diintegrasikan dengan sistem admisi versi 2 ini”, jelasnya.
Dalam presentasinya, Sigit memaparkan tema terkait Aplikasi Pendaftaran WNA untuk Program Degree dan Non Degree. Disampaikan Sigit, jika sebelumnya, program pendaftaran mahasiswa asing untuk non degree dikelolah oleh DKRG, maka dengan sistem yang baru, pendaftaran mahasiswa asing non degree akan dikelola Program Studi/Fakultas. Lalu untuk pembuatan Intake Program Degree, yang dulu dilakukan Fakultas/Sekolah, dengan sistem baru akan dilakukan oleh DPP agar timeline pendafaran seragam. ”Yang selama ini, proses pendaftaran melibatkan beberapa sistem yang terpisah, akan disederhanakan dan diintegrasikan menggunakan sistem yang baru”, terang Sigit.
Diungkapkan Sigit, dari berbagai masukan para pendaftaran WNA, banyak mahasiswa internasional yang kurang nyaman dengan pertanyaan detail pada sistem pendfataran, sehingga di sistem baru ini poin isian pertanyaan akan disederhanakan. Saat ini, UGM tengah memprioritaskan seleksi mahasiswa asing dengan negara tentangga terdekat seperti Timor Leste, Myanmar, Laos. Harapannya, sistem admisi versi 2 yang baru bisa diimplementasikan.
Nantinya, integrasi sistem admisi juga akan melibatkan kerja sama dan kolaborasi antar direktorat di UGM seperti Direktorat Pendidikan dan Pengajaran, Dikektorat Teknologi Informasi dan Direktorat Kemitraan dan Relasi Global serta Direktorat Keuangan UGM.
Sigit mengingatkan bahwa peran mahasiswa non-degree juga sangat penting dalam meningkatkan jumlah mahasiswa asing di UGM, sehingga Program Studi/Fakultas sebagai pemain kunci, perannya dalam menetapkan alur pendaftaran mahasiswa non degree juga sangat diharapkan. ”Alur sepenuhnya ada di Fakultas/Prodi yang menentukan kapan akan dibuka? persyaratan seperti apa? sampai dengan tagihan pembayaran (apabila ada)”, jelas Sigit. Sedangkan untuk pendaftaran degree WNA dikelola oleh DPP. Dan untuk program degree ini, jika enumerator Prodi mengalami kendala, akan dibantu oleh DPP.
Penulis: B. Diah Listianingsih
